SharePoint 2010: Document Sets in een Document Library


SharePoint 2010 biedt een uitgebreide set van functies voor documentbeheer. In deze blog zullen wij een blik werpen op één van de nieuwe documentbibliotheek functies: Document Sets.

Uitdaging

U wilt de mogelijkheid hebben om meerdere documenten in uw SharePoint-documentbibliotheek als een eenheid te beheren. Bijvoorbeeld heeft u de volgende documenten:

Een marketing brochure waarin image bestanden, bronbestanden die zijn gemaakt in Adobe-toepassingen, en de uiteindelijke uitvoer in PDF.

Productie deel-documenten die CAD-tekeningen, specificaties en montage-instructies bevatten.

Tijdens het werken aan deze documenten wilt u deze als geheel kunnen bewerken. Dus de gehele Document Set

·         Uitchecken of inchecken,

·         versies en revisies beheren

·         documenteigenschappen van alle documenten tegelijk wijzigen

Kortom wilt u het geheel kunnen bewerken  en niet de individuele documenten beheren.

Oplossing

SharePoint 2010 biedt de nieuwe Document Sets feature die we kunnen gebruiken om documenten te grouperen en de gewenste functies als 1 taak uit kunnen voeren.

Om de Document Sets feature te kunnen gebruiken dienen we een aantal stappen te doorlopen:

Step 1: Enable Document Sets feature op site collection niveau

  • Ga naar Site Settings > Site Collection Features
  • Controleer of de Document Sets feature geactiveerd is. Klik op de knop ‘activate’ wanneer dit niet het geval is:

DS01

Step 2: Enable Document Sets op de Document Bibliotheek

We gaan de nu beschikbare Document Set toevoegen als content type op de document bibliotheer waar we de Document Sets willen gebruiken:

  • Ga naar de Document Bibliotheek waar je Document Sets wil activeren
  • Op de Ribbon, klik op de Library Tools > Library
  • Selecteer Library Settings
  • Klik op Advanced Settings
  • Selecteer Yes onder Allow management of content types, klik vervolgens op OK
  • Ga terug naar de hoofd Document Library Settings pagina

DS03

Nu kunnen we dus Content Types toevoegen aan de bibliotheer. De Document Set is namelijk een Content Type.

  • Klik op de Add from existing site content types link

DS04

  • Voeg de Document Set content type toe aan de huidige document library
  • Nadat het Content Type is toegevoegd kun je Document Sets gaan gebruiken in je Document Bibliotheek.

Step 3: Document Sets aanmaken

Nadat we de Document Sets feature hebben enabled voor de document bibliotheek kunnen we beginnen met aanmaken van nieuwe items gebaseerd op dit content type.

  • Selecteer de document bibliotheek, klik op het uitklap-pijltje naast het New Document icoon in de ribbon en kies Document Set:

DS05

  • Kies een Naam en Beschrijving voor de nieuwe Document Set:

DS06

  • De nieuwe Document Set is nu zichtbaar als item in de Document Set:

DS07

Step 4: Using Document Sets

Je kunt de Document Set nu gaan gebruiken door op het item te klikken. Wanneer je een Document Set opent wordt de welkomstpagina van de Document Set weergegeven.

Zodra je op deze pagina bent kun je vanuit het menu in de ribbon de eigenschappen van de Document Set beheren zoals Properties, document uploads, versiebeheer, workflows etc.

DS08

Een aantal mooie features die je kunt gebruiken bij een Document Set zijn:

  • Een unieke workflow maken en toewijzen aan de Document Set.
  • Versie en revisiecontrole over de gehele set.
  • Metadata properties toewijzen op document set niveau.
  • Een eigen Ribbon voor de document set.

Standaardinhoud van een Document Set bepalen

Het aanmaken van een documentsjabloon als Content Type en dit hergebruiken wanneer een gebruiker een nieuw document aanmaakt is relatief eenvoudig binnen SharePoint. Echter vaak willen we niet een los document aanmaken maar een vooraf bepaalde verzameling  van documenten. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende documenten die binnen ITIL bij een project horen of een RFP (Request for proposal) welke bestaat uit meerdere documenten.

Het zou ideaal zijn wanneer een gebruiker een vooraf gedefinieerde collectie documenten snel en eenvoudig kan aanmaken. Wanneer we hiervoor folders gebruiken dienen we deze documenten stuk voor stuk aan te maken. Dus wanneer we bijvoorbeeld een folder aanmaken voor een project dienen we in die folder alle standaard documenten handmatig aan te maken gebaseerd op de verschillende content types. Uiteraard is dit een omslachtige en foutgevoelige aanpak.

DS09

Nu zien we meteen het grote voordeel van een Document Set. Binnen het Content Type van de Document Set kunnen we aangeven welke bestaande Content Types onderdeel uit maken van de standaard inhoud van een document set.

DS10

Wanneer een gebruiker nu een nieuwe Document Set aanmaakt gebaseerd wordt niet alleen de Set gecreëerd maar tevens alle default content.

 DS11

Versiebeheer in Document Sets

Versiebeheer van Individuele Documenten

Versiebeheer van individuele documenten is voor veel gebruikers een must. Door middel van major en minor versions verkrijgen we grip op het proces van document creation. Uiteraard is deze vorm van versie en revisiebeheer ook beschikbaar op individuele documenten binnen een folder.

Binnen een Document Set kunnen gebruikers op een gelijke vertrouwde manier versiebeheer toepassen.

DS12

Versiebeheer op alle content binnen een Document Set

We kunnen een stap verder gaan met versiebeheer en deze toepassen op ALLE documenten binnen een Document Set. Het merendeel van zakelijke processen bestaat namelijk uit een set van meerdere documenten die een proces doorlopen. Denk aan een Order of aan een Dossier welke uit meerdere documenten bestaat. Hoe krachtig versiebeheer op individuele documenten ook is, nog mooier is het wanneer we de versies van alle documenten in een Set op een bepaald moment of in een bepaalde fase kunnen vastleggen. De gebruikers kunnen dan zien welke versies van de documenten actueel waren op een bepaald moment. Bijvoorbeeld op het moment van goedkeuring van de order of bij het afsluiten van een bepaalde fase in een project.

Wanneer we hiervoor Folders gebruiken is dit moeilijk te realiseren en foutgevoellig. We zouden dan handmatig moeten noteren welke versies de huidige versies waren van ieder document op het moment dat we willen vastleggen.

Binnen een Document Set is dit echter heel eenvoudig. We kunnen een snapshot van alle documenten in een Set op een bepaald moment maken. Hierbij kunnen we nog een aantal opties kiezen, zoals of we alleen de laatste major versie van ieder document willen vastleggen of ook de meest recente minor versions.

DS13

Wanneer we vervolgens kijken naar de versie geschiedenis van de Document Set zien we van alle documenten in de Set de versie op het moment van vastleggen van de versie van de Document Set.

 DS14

 

Opmerkingen

Realiseer je dat een Document Set gebaseerd is op een Content Type, namelijk een Folder content type. Het is dus, zoals bij ieder content type, mogelijk om deze volledig naar wens aan te passen.

Document Set Versies: Het versienummer van de Document Set is onafhankelijk van de versie van de inhoud van de set. De Document Set heeft geen controle over de versies van de inhoud van de set. Het is niet meer dan een logische markering welke versies op een bepaald moment aanwezig waren in de Set.

Document Set Workflow: We kunnen workflows koppelen aan individuele documenten binnen de document set of aan de document set als geheel

Let op: Document Sets hebben de volgende beperkingen:

  • Document Sets zijn alleen beschikbaar in SharePoint 2010 Server en niet in SharePoint Foundation 2010.
  • Het is niet mogelijk een Folder aan te maken binnen een Document. De SharePoint interface maakt dit wel mogelijk, maar dit wordt niet ondersteund en de folder kan zich dan ook anders gedragen dan verwacht.
  • Je kan geen Metadata Navigatie gebruiken binnen een Document Set.
  • De Document Set wordt door SharePoint behandeld als een  Folder. Dit is van invloed op operaties zoals Record Management en File Upload. De interface kan soms dus inconsistent zijn wanneer we naar de individuele documenten kijken.
  • Wanneer mijn Document Set groter is dan 50Mb is het Send To commando niet beschikbaar.
  • In het algemeen, voor een document set gelden dezelfde limiten en performance concequenties als voor Large Lists, dus wanneer mijn document set meerdere duizenden objecten bevat wordt di teen factor om rekening mee te houden.
  • In een standard installatie van SharePoint 2010 Server is het niet mogelijk de volledige Document Set te downloaden. De “Download a Copy” knop is grijs. Het is wel mogelijk een custom knop aan te maken in de ribbon die dit wel kan. Volg hiervoor de instructies op Download the Document Set as a .ZIP File [MSDN]

Kijk ook eens op: